Varför får du underkänt på innehållsförteckningar i PDF-dokument?
Innehållsförteckningen ser korrekt ut. Den fungerar visuellt och är skapad med rätt rubrikformat i Word eller InDesign. Ändå får många offentliga aktörer nedslag vid Diggs tillsyn. Varför blir det så?
Vad krävs egentligen för att en innehållsförteckning ska vara tillgänglig enligt WCAG och DOS-lagen? Och hur gör man i praktiken?
Vi ställde frågorna till Erika Forssell, tillgänglighetsexpert och specialist inom digital tillgänglighet på ETU.
Visuellt korrekt men semantiskt fel
Många tror att en innehållsförteckning automatiskt blir helt tillgänglig bara den är skapad i Word eller InDesign med rätt rubrikformat. Resultatet blir en PDF med korrekta taggar för innehållsförteckning. Det som saknas är nästling av nivåer. Alla poster i innehållsförteckningen placeras på samma nivå i taggträdet, även om de visuellt har indrag eller olika rubriknivåer.
Ett vanligt missförstånd är att en innehållsförteckning automatiskt blir tillgänglig bara den skapas med rätt rubrikformat i Word eller InDesign och exporteras till en taggad PDF.
Visuellt stämmer det ofta:
- Indrag visar olika nivåer.
- Rubriker har olika utseende.
- Sidnummer och länkar fungerar.
Men i PDF:ens taggstruktur ser det annorlunda ut. Problemet är att alla poster i innehållsförteckningen hamnar på samma nivå i taggträdet, även om de visuellt ser ut att vara hierarkiskt ordnade. Den semantiska strukturen saknar alltså korrekt nästling.
Varför är det ett problem?
När du inte märker upp nivåerna korrekt riskerar du att bryta mot WCAG 1.3.1 – Information och relationer. Kriteriet kräver att hjälpmedel kan läsa av och förstå relationer och hierarkier i innehållet.
På Diggs webbplats kan du läsa mer om hur du förmedlar information, struktur och relationer i koden.
För användare som navigerar med skärmläsare eller andra hjälpmedel leder bristen på korrekt struktur till flera problem:
- Hjälpmedlen kan inte tolka strukturen i innehållsförteckningen korrekt.
- Användaren får svårare att förstå hur innehållet hänger ihop.
- Det blir mer tidskrävande att navigera i dokumentet.
I dag lyckas vissa hjälpmedel tolka strukturen delvis, men långt ifrån alla. När du skapar korrekt struktur redan nu framtidssäkrar du dina PDF-dokument och ger användarna en bättre upplevelse i takt med att stödet förbättras.
Varför kan inte Word eller InDesign lösa detta?
Det korta svaret är att programmen saknar stöd för det.
Även om du använder rubrikformat korrekt, skapar en automatisk innehållsförteckning och exporterar till en taggad PDF, bygger Word och InDesign ingen korrekt nästlad struktur i PDF:ens taggträd. Programmen placerar alla poster på samma nivå, oavsett hur de ser ut visuellt.
Hur ska en tillgänglig innehållsförteckning i PDF vara uppbyggd?
PDF/UA-standarden beskriver hur en PDF behöver vara uppbyggd för att fungera tillsammans med hjälpmedel. Enligt standarden ska du bygga innehållsförteckningar med särskilda taggar:
- TOC: innehållsförteckningen som helhet.
- TOCI: varje enskild post i innehållsförteckningen.
En korrekt struktur enligt standarden
- Ett övergripande TOC-element som omsluter hela innehållsförteckningen.
- Ett TOCI-element per rad, där varje post har sin egen tagg.
- När innehållsförteckningen innehåller flera nivåer:
- Lägg ett nytt TOC inuti den överordnade TOCI.
- Flytta de underordnade TOCI-posterna in i det nya TOC-elementet.
Det är just denna nästling som saknas i de flesta PDF-filer, och som leder till underkännande vid Diggs tillsyn.
Så gör du en tillgänglig innehållsförteckning i PDF
- Skapa innehållsförteckningen som vanligt i Word eller InDesign.
- Exportera dokumentet till en taggad PDF.
- Öppna PDF-filen i Acrobat Pro.
- Kontrollera strukturen för TOC och TOCI i taggträdet.
- Justera och nästla TOCI-elementen så att de motsvarar den visuella hierarkin.
Sammanfattning
En tillgänglig innehållsförteckning handlar inte om hur den ser ut, utan om hur den är strukturerad. Genom att säkerställa korrekt nästling i PDF:ens taggträd, följa PDF/UA-standarden och uppfylla WCAG-kraven undviker du nedslag vid tillsyn, skapar bättre användarupplevelser och framtidssäkrar dina dokument.
Vi hjälper dig gärna vidare
Kontakta oss på info@etu.se, eller klicka dig vidare in på vår webbplats för att läsa mer om vad vi kan erbjuda dig:
Utbildning inom digital tillgänglighet
Stöd och support inom digital tillgänglighet
Hör av dig – vi finns här för dig.
Kontakta oss så berättar vi mer!
Är du osäker på ifall din webb är tillgänglig för alla? Kontakta oss för ett kravlöst möte, så kan vi guida dig för att komma i gång med din tillgänglighetsresa!
Erika Forssell
Tillgänglighetsexpert Piteå
