6 snabba tips när du gör tillgängliga dokument i Word

1 Tänk på tillgänglighet från början

Använd dokumentmall som har inställningar för bra tillgänglighet och läsbarhet.
Planera ditt innehåll genom att exempel gruppera innehåll med beskrivande rubriker, att innehåll presenteras på ett sätt som gör det möjligt att göra tillgängligt exempelvis innehåll i en tabell.

2 Märk upp allt innehåll i dokumentet

I Word ska du använda redan inbyggda formatmallar som exempelvis Rubrik 1 och Rubrik 2 för att skapa rubriker. Det blir lättare för en läsare som använder hjälpmedel att hoppa mellan avsnitt om rubrikerna har rätt format och är korrekt gjorda. Om rubrikformatet är rätt inställt skapar det möjlighet för läsaren att skumläsa texten.

• Använd inbyggda rubrikformat i Word för att märka upp innehåll som ska vara rubrik
• Använd även inbyggda verktyg i Word för att skapa tabeller, listor, länkar och så vidare

3 Ta bort tomma enter

Nackdelen med många tomma enter är att en skärmläsare läser upp tecknet som “blank” eller “tom”. En läsare som använder skärmläsare kan uppfatta att dokumentet är slut om det finns många tomma stycken efter varandra. Tomma styckemarkeringar tar du bort genom “Delete” eller “Ta bort”.

• Se över att det inte finns tomma enter i dokumentet
• Använd knappen ”Visa alla” för att upptäcka dolda stycketecken

4 Skriv alternativtext för bilder

Om bilden föreställer någonting, är meningsbärande för texten och har ett syfte, ska den alltid ha en alternativtext. Att skriva en alternativtext innebär att tolka det du ser och beskriva bilden för någon som inte kan se eller förstå den. Du kan tänka att du beskriver bilden över telefon för någon du tycker om. Tanken är att beskrivningen ska fungera som ersättare för bilden, för en del läsare fungerar den även som ett komplement.

• Alternativtext ska beskriva bildens innehåll för personer som inte kan se bilden
• Skriv en kort beskrivning på ca 10-15 ord

5 Skriv beskrivande dokumenttitel

Alla dokument ska ha en unik titel. Titeln bör vara dokumentets huvudrubrik. Dokumenttiteln ska visas överst i PDF-läsaren och syns högs upp i programfönstret för Word.

• Vi rekommenderar att dokumenttitel ska vara samma text som huvudrubriken i dokumentet.

6 Testa tillgängligheten i Words tillgänglighetskontroll

När du är klar med ditt dokument testa om dokumentet blir godkänd i tillgänglighetskontrollen.

Behöver du hjälp med att tillgänglighetsanpassa dina dokument?

Vi både utbildar och ger konsultstöd i hur du gör dina dokument tillgängliga. Om du har ont om tid kan vi även göra dokumenten tillgängliga åt dig.

Tillgängliga dokument

Utbildning inom tillgänglighet

Ifall du heller sitter i lugn och ro på egen hand, kan du beställa åtkomst till vår lärplattform, som innehåller allt du behöver veta om hur man gör tillgängliga dokument.

ETU Lärplattform

Fler tips hittar du på sidan Digital tillgänglighet – Inspiration och tips